Логотип «Факультета медицинского права»
Алабяна 13к1
125252, Москва
Российская Федерация
Режим работы:
пн-пт - с 10:00 до 19:00
сб - выходной
вс - работает Консультант сайта
+7 (495) 789-43-38
+7 (925) 518-66-49

Автор: Юридический отдел «Факультета медицинского права»

Кадровый учет

Кадровый учетОпределений понятия «кадровый учет» довольно много, но все они в результате говорят об одном. Кадровый учет - это учет движения кадров в организации.

К сожалению, на сегодняшний день многие руководители организаций, фирм по причине экономии средств либо из-за непонимания важности данного направления работы доверяют ведение кадрового делопроизводства непрофильным специалистам. А между тем, для правильного ведения кадровой документации необходимо знать не только нормативно-методические документы по делопроизводству, но и иметь знания и навыки применения законодательно-правовых актов о труде. Прежде всего это, конечно, Трудовой кодекс РФ, а также указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные акты субъектов, на территории которых находится организация, например, Закон г. Москвы от 22.12.2004 № 90 «О квотировании рабочих мест» (с изм. на 30.04.2014). Кроме того, в организации также идет процесс создания локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, например, коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

Необходимость учета особенностей организации

Необходимость учета особенностей организацииНа этом не заканчивается список необходимых нормативно-правовых актов. В зависимости от организационно-правовой формы организации (ЗАО, ООО, государственная, общественная, коммерческая), ведомственной принадлежности (таможенные, правоохранительные органы, вуз и т. п.), местонахождения (например, районы Крайнего Севера) при оформлении кадровой документации необходимо учитывать особенности, отраженные в соответствующих законодательно-правовых актах. К примеру, если это ВУЗ, то необходимы знания Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (с изм. на 24.07.2015) и Приказа Минобрнауки России от 04.12.2014 № 1536 «Об утверждении Положения о порядке замещения должностей научно-педагогических работников». Если это ООО или ЗАО, то важны положения федеральных законов от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 29.06.2015) и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (изм. на 29.06.2015). Если это государственное учреждение, то обязательны для исполнения нормы федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (изм. на 08.06.2015), Указов Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» (в ред. от 28.08.2015), от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений» (в ред. от 01.07.2014), от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ» ( изм. на 19.03.2014), от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (в ред. от 23.10.2008) и т. п. Если это медицинская организация, то стоит иметь в виду положения Приказа Федерального агентства научных организаций России от 16.12.2014 № 42н «Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений сферы здравоохранения, подведомственных Федеральному агентству научных организаций». Подведем небольшой итог вышесказанному: для грамотного оформления кадровой документации необходимо иметь пакет законодательно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения в организации определенного типа (направления, сферы деятельности).

С чего начать кадровый учет

С чего начать кадровый учетТеперь перейдем непосредственно к документированию движения кадров в организации. При поступлении на работу будущий сотрудник должен сообщить о себе ряд сведений, которые подкрепляются согласно ст. 65 ТК РФ необходимыми документами: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка (за исключением случаев, когда работник впервые поступает на работу или работу на условиях совместительства); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета (для военнообязанных); документ об образовании. Список не конечен, так как мы уже говорили ранее, что с учетом специфики организации, законодательством могут быть предусмотрены и дополнительные документы. Наряду с предоставлением документов согласно ст. 65 ТК РФ работнику предлагается заполнить личный листок по учету кадров (анкета). Данный документ является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, содержащим первоначальные сведения о работнике. Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений. Сотрудник кадровой службы обязан проверить соответствие содержания предоставленных документов сведениям, указанным в анкете. Организация вправе самостоятельно расширять список необходимых ей сведений о работнике. Однако для государственной службы форма такой анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином РФ, поступающим на гражданскую службу РФ или на муниципальную службу в РФ» (ред. от 16.10.2007).

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документовПосле заключения трудового договора на его основании оформляется приказ о приеме на работу (см. также «Трудовой договор с медицинским работником»).Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» разработаны и утверждены формы первичной учетной кадровой документации, в том числе и для данного приказа есть форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». Конечно же, приказ о приеме на работу составляется на каждого нового сотрудника отдельно. Однако при одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении организации и т. д. допустимо составление приказа сразу на всех принимаемых работников. Хотелось бы обратить внимание, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Но взять на вооружение данные формы все-таки стоит, так как они разработаны специалистами и проверены временем, кроме того удобны в использовании.

Записи в трудовую книжку

Записи в трудовую книжкуНа основании приказа о приеме на работу заполняется трудовая книжка в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013), а также личная карточка по форме № Т-2 или № Т-2ГС. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, основания прекращения трудового договора, сведения о награждении за успехи в работе, сведения о работе по совместительству (по желанию работника) (см. также «Премирование медицинских работников»).

Надо помнить, что сведения о взысканиях не вносятся в трудовую книжку, за исключением случаев, когда дисциплинарное взыскание стало основанием для увольнения. Все трудовые книжки должны регистрироваться в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая в свою очередь должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Личная карточка как основной учетный документ

Личная карточка как основной учетный документЛичная карточка является основным учетным документом и используется для анализа состава и учета движения кадров. Как типовая межведомственная форма личной карточки (№ Т-2), так и форма личной карточки для государственного служащего ( № Т-2ГС) содержатся в Постановлении Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Как заполнять личную карточку работника можно найти в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, которые содержатся в вышеуказанном Постановлении Госкомстата. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. По мере изменения сведений о работнике в нее вносятся соответствующие записи.

Существует еще одна форма учета № Т-4. В ее заглавие вынесено «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Она является дополнительной к форме № Т-2 для тех работников, которые имеют дипломы кандидата наук, доктора наук, аттестаты доцента или профессора, ученые степени, ученые звания. Данная форма может быть использована и в медицинских учреждениях для учета работников, имеющих ученые степени и звания в области медицины.

Оформление личного дела

Оформление личного делаИ, пожалуй, завершающим этапом комплектования кадровой документации по учету и движению кадров в организации, является оформление личного дела работника. Личные дела следует оформлять на всех сотрудников, за исключением рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала, а также сотрудников, принятых на временную работу. На них заводится только личная карточка. Личные дела формируются в течение длительного периода времени. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, а именно:

В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополнятся другими документами:

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. п.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке в одном экземпляре. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Основанием для внесения в личное дело изменений и дополнений является конкретный документ, например, приказ руководителя организации о переводе или в случае смены фамилии приказ по личному составу, изданный на сновании документов органов ЗАГС и т. д. Изъятие отдельных документов из дела возможно лишь с разрешения руководителя организации.

Что касается государственных служащих, то порядок формирования и ведения их личных дел зафиксирован в уже упоминавшемся Указе Президента № 609.

Все вышесказанное относится к первичному кадровому учету, то с чего следует начинать как вновь созданной организации, фирме, так и уже работающей, но не уделявшей должного внимания кадровому делопроизводству. В дальнейшем следует навести порядок в повседневной документации фирмы сообразно делопроизводственной практике. И завершающим этапом будет оформление архива документов. Все эти направления документирования стоит рассматривать в отдельных статьях.

Нормативно-правовые акты